PDF-Dateien erzeugen in unseren PC-Pools

Dr. B. Tewes

Im WWW kommt man schon länger nicht umhin, sich den (kostenlosen) Acrobat Reader von Adobe zu installieren, um die weit verbreiteten PDF-Dateien anschauen und ggf. ausdrucken zu können. Auch in unseren PC-Pools gehört dieses Tool seit längerem zum Standard. Da dieses Format aber auch als ein Ausgabe-Format für unsere Nutzer interessant ist, haben wir unserer Software-Ausstattung in den PC-Pools nun auch Adobe Acrobat hinzugefügt.

Was ist das PDF-Format?

Entwickler dieses Formats ist die Firma Adobe. PDF steht für Portable Document Format. Dies bedeutet, dass PDF-Dateien von PC zu PC austauschbar sind, aber auch über Betriebssystemgrenzen hinweg von Microsoft Windows über die Unix-Welt bis zu Macintosh. Austauschbarkeit bedeutet hier die Möglichkeit, sie auf allen Systemen anzuschauen und ggf. zu drucken, und dies mit dem gleichen Layout (im Unterschied zum Beispiel zu HTML, der Sprache des WWW).
Dies allein ist zugegebenermaßen nichts Neues, das hat es insbesondere beim Format PostScript auch schon gegeben. Aber dank weiterer guter Eigenschaften von PDF wie der Kompaktheit der Dokumente (wichtig zur Distribution im WWW), der Lesezeichen und Hyperlinks in den Dokumenten zur Navigation, der Möglichkeiten, Dokumente zu durchsuchen und Formulare am PC auszufüllen, und nicht zuletzt der guten Marketing-Entscheidung, den Viewer Adobe Acrobat Reader kostenlos zu verteilen, ist das Format zu einem Standard geworden. Heute wird es auch von Druckereien gerne als Druckvorlage genommen.

Wie kann man PDF-Dokumente erzeugen?

Es gibt einige Programme, die die Erstellung von PDF-Dateien als Alternative zu ihrem jeweiligen proprietären Format anbieten. Hier sind bei uns insbesondere WordPerfect (wenn auch mit kleinen Schwächen) und das Textsatzprogramm T_EX (siehe auch Artikel T_EX und WindowsNT von Peter Zimmermann in der   IN KUERZE-Ausgabe 1/2000) zu nennen. Auch das frei verfügbare Ghostscript (ggf. mit GSView als grafischer Oberfläche) bietet die Möglichkeit, PDF-Dateien zu erzeugen, wobei die Quelle hier eine PostScript-Datei sein muss, was i.d.R einen Umweg über dieses Format bedeutet.

Der klassische Weg der Erzeugung sollte aber nun, da wir über entsprechende Lizenzen der Programm-Suite Adobe Acrobat 5.0.5 für unsere PC-Pools verfügen, der über den zur Suite gehörenden Acrobat Distiller sein. Dieser stellt insbesondere einen weiteren Drucker bereit, der im Drucken-Menü (neben dem alternativen PDFWriter, der unter bestimmten Umständen die bessere Wahl sein kann) einer jeden Anwendung zu finden sein sollte.

Wie bei praktisch jedem Tool, gibt es keinen eindeutig besten Weg, auf dem man zu einer für die eigenen Zwecke optimalen PDF-Datei gelangt. Deshalb gibt es auch hier über die Schaltfläche Eigenschaften... verschiedene Einstellungsmöglichkeiten.

Da insbesondere ein Kompromiss zwischen Qualität und Größe gefunden werden muss, werden unter dem Reiter Adobe-PDF-Einstellungen für verschiedene Verwendungszwecke vordefinierte Einstellungssätze angeboten. Voreinstellung ist hier ebook, die sich für Dateien eignet, die in erster Linie zum Lesen am Bildschirm gedacht sind und hier eine relativ gute Qualität bieten. Mit Grafiken werden solche Dateien aber schon recht groß, so dass sie für das WWW dann nur bedingt geeignet sind. Will man eine Vorlage für die Druckerei erzeugen, so bietet sich der Eintrag Druckvorstufe an, bei dem die Größe der Datei keine Rolle spielt und eine möglichst gute Qualität angestrebt wird.

Will man Abweichungen von diesen vordefinierten Einstellungssätzen vornehmen, so kann man dies durch Klicken auf die Schaltfläche Konvertierungseinstellungen bearbeiten... erledigen.

Unter dem Reiter Layout kann man zwischen Hoch- oder Querformat auswählen und die Anzahl der Seiten festlegen, die auf ein Blatt gedruckt werden sollen (Verkleinerung), unter Papier/Qualität geht es in erster Linie darum, ob Farbe verwendet werden soll oder nicht.

PDFMaker-Makro in MS Word

Für die Microsoft Office-Produkte gibt es alternativ das Makro PDFMaker, bei dem mit wenigen Klicks eine PDF-Datei erstellt werden kann, die Hyperlinks, Formate und Lesezeichen aus dem Originaldokument beinhaltet.

Es wurde durch die Installation des Makros eine weitere Symbol-Zeile hinzugefügt, die zwei Einträge für den PDFMaker enthält. Das linke Symbol sorgt allein für die Erstellung einer PDF-Datei, während das rechte diese zusätzlich als E-Mail versenden will.

Die Menü-Zeile ist durch einen Eintrag Acrobat ganz rechts ergänzt worden, der die Bearbeitung der Konvertierungsoptionen ermöglicht.

Nachbearbeitung von PDF-Dokumenten

PDF-Dokumente, die einmal erzeugt wurden, können anschließend noch bearbeitet werden. Zu diesem Zweck ist die Anwendung Adobe Acrobat da, die diese Dokumente wie der Reader anzeigt, aber eben noch erheblich mehr kann.

So ist es z.B. möglich, über die Menüeinträge Dokument und Seiten einfügen... das Dokument an beliebiger Stelle um weitere Seiten zu ergänzen. Diese Seiten können in einem anderen PDF-Dokument zu finden sein, aber alternativ ist hier auch eine Grafik-Datei möglich. Hyperlinks können festgelegt werden, Bereiche können zu Formularfeldern umdefiniert werden, die dann am PC vom Betrachter mit dem Reader ausgefüllt und gespeichert oder ausgedruckt werden können.

Dies sind lediglich Beispiele dessen, was möglich ist. Einen vollständigen Überblick gibt die Hilfe-Datei, die über Hilfe -> Acrobat-Hilfe aufgerufen wird und ein Handbuch zum Umgang mit Adobe Acrobat darstellt und natürlich im PDF-Format vorliegt.